Privacybeleid
(versie 1.0.0 – 20/01/2022)

Dit privacybeleid is van toepassing op de Elgacert applicatie zowel voor gebruikers van de applicatie als voor gebruikers van de API.

De Elgacert applicatie wordt beheerd door GAS.be met maatschappelijke zetel in 1000 Brussel, Palmerstonlaan 4 en ondernemingsnummer 0402.940.473

1. OVER DIT PRIVACYBELEID

Als gebruiker van Elgacert stel je vertrouwen in ons. Daarom maken we van je privacy en de bescherming van je persoonlijke gegevens een prioriteit. We leggen je in dit privacybeleid op een heldere manier uit welke gegevens we verzamelen en waarvoor we deze gebruiken. Ook lees je hoe we je gegevens beveiligen, wie toegang heeft tot je gegevens en hoe lang we deze bewaren. We informeren je ook over je rechten. Jij blijft immers baas over je eigen gegevens.

2. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WE EN WAAROM

Elgacert verzamelt gegevens van jou om je een zo goed mogelijke service en gebruikservaring te kunnen bieden. We gebruiken hiervoor gegevens die je zelf met ons deelt.

Gegevens die je zelf met ons deelt zijn gegevens die we je vragen wanneer je gebruiker wordt bij Elgacert (= je account aanmaakt), wanneer je een profiel en/of documenten aanmaakt. Voor gebruikers zonder itsme-account worden de gegevens van het account en profiel aangemaakt door de verantwoordelijke van het bedrijf in uw naam. De procedure die hiervoor uitgewerkt wordt, de juistheid van de informatie en hoe vertrouwelijk wordt omgegaan met deze gegevens binnen het bedrijf is de verantwoordelijkheid van het bedrijf en zijn medewerkers. We bewaren deze gegevens in ons systeem omdat we ze nodig hebben om onze diensten te kunnen leveren.

De applicatie zal volgende persoonlijke gegevens bewaren: naam, voornaam, telefoonnummer, persoonlijk e-mailadres, taal, professioneel e-mailadres (u kan opteren alleen uw persoonlijk te gebruiken). Voor een Doe-Het-Zelver worden ook volgende gegevens opgeslagen betreffende het domicilie-adres: straatnaam, huisnummer, busnummer, postcode en plaats.

Op onze website en applicatie worden ook “cookies” gebruikt. Dit zijn kleine deeltjes informatie die door de browser op je computer/tablet/telefoon worden opgeslagen en ons toelaten om bepaalde inlichtingen over de gebruikers van onze website/applicatie te registreren (bv. taalkeuze, duur van je bezoek op de pagina, …). Ze helpen om de website/applicatie beter af te stemmen op je wensen, voorkeuren en gebruiksgemak. Meer informatie hierover kan je hieronder terugvinden bij 3. Cookies.

Volgende specifieke diensten zijn voorzien:

Je account en profiel aanmaken

Voordat je documenten kan aanmaken maak je eerst een account en minimum een profiel aan op Elgacert. Hiervoor verzamelen we volgende gegevens: naam, voornaam, telefoonnummer, taal, je account (persoonlijk) e-mailadres, je profiel (werk) e-mailadres. In het geval het een Doe-Het-Zelf profiel betreft vragen we ook je woonadres op.

Elgacert vraagt deze informatie op omdat bepaalde informatie weergegeven wordt op de documenten (zie verder), om de applicatie weer te geven in de taal van uw voorkeur en om u (informatieve) email-berichten te kunnen sturen in de context van genomen acties op Elgacert.

Het telefoonnummer wordt enkel geregistreerd in Elgacert voor die uitzonderlijke gevallen dat de beheerder u snel wil contacteren bij problemen. Bij een Doe-Het-Zelf profiel wordt het telefoonnummer tevens weergegeven op het aangemaakte document.

Documenten aanmaken

Bij het aanmaken van documenten worden een reeks gegevens verzameld die voornamelijk betrekking hebben op de geplaatste installatie.

Enkel de adresgegevens waar de installatie effectief werd uitgevoerd, de taal en het eventuele e-mailadres van uw opdrachtgever zijn gegevens van persoonlijke aard. Elgacert zal deze informatie enkel gebruiken om een gefinaliseerd (getekend) document te genereren in de taal van de opdrachtgever en indien je aangeeft dat Elgacert de toestemming krijgt het gegenereerde document te mailen naar het opgegeven e-mailadres van de opdrachtgever.

Documenten tekenen

Wanneer je een document tekent zal onderaan het document je naam en voornaam uit je gebruikersaccount worden weergegeven. Enkel bij een document aangemaakt door een Doe-Het-Zelf profiel verschijnt bovenaan tevens het woonadres (bij alle andere profielen zijn de gegevens bovenaan gegevens van het installatiebedrijf of keuringsorganisme).

Documenten delen

Heb je een profiel bij een Elgacert geregistreerd installatiebedrijf of keuringsorganisme dan is een van de aangeboden functionaliteiten dat documenten kunnen gedeeld worden tussen collega’s. Wanneer voor een van uw collega’s een door jou gemaakt document zichtbaar is, zal qua persoonlijke gegevens enkel je naam en voornaam zichtbaar zijn.

Een controleverslag toevoegen

Wanneer een keuringsorganisme een controleverslag toevoegt aan een EAN kunnen de aanwezige conformiteitsattesten voor dit EAN opgezocht worden. Bij het opzoeken van deze documenten zal qua persoonlijke gegevens je naam en voornaam zichtbaar zijn voor de gebruiker die de documenten opzoekt.

Personeelsbeheer

Ben je medewerker van een Elgacert geregistreerd installatiebedrijf of keuringsorganisme dan beschikken de verantwoordelijken van je bedrijf over een module “Personeelsbeheer”. In deze module zijn je naam en voornaam zichtbaar om je als medewerker te kunnen identificeren. De verantwoordelijke kan ook zien wel e-mailadres je hebt ingesteld als profiel (werk) e-mailadres. Heb je in je profiel gekozen dat je account (persoonlijk) e-mailadres moet gebruikt worden dan is hier je account (persoonlijk) e-mailadres zichtbaar voor de verantwoordelijken van je bedrijf. Wie verantwoordelijke is voor het bedrijf en hoe er binnen het bedrijf omgesprongen wordt met de zichtbare vertrouwelijke gegevens is de verantwoordelijkheid van het bedrijf.

Bedrijfsgegevens

Elke verantwoordelijke van een Elgacert geregistreerd installatiebedrijf of keuringsorganisme of iedereen indien het een niet bij Elgacert geregistreerd installatiebedrijf betreft kan gegevens van het bedrijf beheren.

Electronische datauitwisseling API

Vanuit Elgacert worden twee (keuringsorganismen en distributienetbeheerders) API’s ondersteund via dewelke informatie nodig voor de uitvoering van de dienstverlening worden uitgewisseld. Op het vlak van persoonlijke gegevens worden enkel de gegevens noodzakelijk voor het opmaken van een document uitgewisseld:

• Naam van degene die een document tekent
• Bij een Doe-Het-Zelver tevens de naam, voornaam en adresgegevens van de Doe-Het-Zelver

3. COOKIES

We maken gebruik van cookies binnen Elgacert. Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die op je computer of mobiele apparaat zijn ge nstalleerd wanneer je een website bezoekt of een (mobiele) toepassing gebruikt. Het cookiebestand bevat een unieke code waarmee je je browser kunt herkennen tijdens het bezoek aan de website of tijdens opeenvolgende herhaalde bezoeken. Cookies kunnen worden geplaatst door de server van de website of applicatie die je bezoekt, maar ook door servers van derden die al dan niet met deze website of applicatie samenwerken.

Cookies maken over het algemeen de interactie tussen de bezoeker en de website of applicatie gemakkelijker en sneller en helpen de bezoeker om te navigeren tussen de verschillende delen van een website of applicatie.

Je kan de installatie van cookies weigeren via je browserinstellingen. Je kan op elk gewenst moment ook de reeds ge nstalleerde cookies van je computer of mobiele apparaat verwijderen. Wij verwijzen je graag door naar de officiële websites van de door jou gebruikte browser om dit verder te ontdekken.

Wanneer je cookies uitschakelt, moet je er rekening mee houden dat bepaalde grafische elementen er misschien niet mooi uitzien, of dat je bepaalde toepassingen niet kunt gebruiken.

Hieronder vind je de cookie die wordt gebruikt door de Elgacert applicatie