Avant de pouvoir préparer des attestations pour une entreprise, une personne en possession d’un compte Elgacert doit au préalable créer un profil pour cette entreprise.
Elgacert offre deux options aux entreprises d’installation non-Cerga pour créer ce profil. Ce choix détermine en grande partie la manière dont ces attestations pourront ensuite être gérées au sein de l’entreprise.
OPTION 1: PROFIL DE BASE
Un compte qui connaît le numéro d’entreprise de votre entreprise peut commencer à travailler immédiatement, préparer des attestations et les signer après paiement. Après signature, les attestations sont stockées sur la plateforme et seul ce compte y a accès (même si ce compte ne travaille plus pour votre entreprise). Toute personne qui crée un profil de base pour votre entreprise gère les attestations individuellement et peut également modifier les données de l’entreprise (à l’exception du numéro d’entreprise) qui apparaissent sur l’attestation de manière illimitée. Dans ce cas de figure, en tant que gestionnaire d’entreprise, vous n’avez pas le contrôle total des attestations qui sont créés pour votre entreprise.
OPTION 2: PROFIL ÉTENDU
En tant que gestionnaire d’entreprise, vous pouvez créer une fois un profil étendu pour votre entreprise. Cette option garantit que l’entreprise est officiellement enregistrée(*) auprès d’Elgacert(**). Concrètement, l’enregistrement de l’entreprise vous permet de bénéficier des avantages suivants et d’avoir ainsi un contrôle total sur la gestion des attestations de votre entreprise :
- Gérez les coordonnées de votre entreprise en toute sécurité
Seul vous, la ou les personnes que vous désignez, peuvent modifier les données de l’entreprise. Tout autre employé n’a pas accès aux données de l’entreprise.
Empêcher l’utilisation abusive des données de l’entreprise
Personne ne peut créer un profil lié à votre entreprise sans que cela ne se remarque. Si quelqu’un essaie quand même de le faire, vous en tant qu’administrateur recevrez un e-mail pour confirmer ou refuser ce profil.
Gestion du personnel
En tant qu’administrateur, vous avez un aperçu complet de tous les profils liés à votre entreprise.
Droits ajustables par employé
En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer des droits à chaque employé dans la gestion du personnel.
Vous décidez vous-même qui est autorisé à préparer et/ou à signer une attestation. En outre, vous pouvez également choisir de nommer un ou plusieurs employés en tant que coadministrateur Elgacert afin que, en plus de vous, ils aient également le plein contrôle si vous êtes dans l’incapacité de travailler pour une raison ou une autre. Nous vous conseillons de nommer plus d’un administrateur dans tous les cas.
Echange des documents entre employés
Les profils d’une entreprise enregistrée peuvent non seulement gérer leurs propres documents mais aussi compléter, signer, envoyer par e-mail ceux de collègues, etc.
Payer via des crédits
Vous payez moins cher et plus rapidement les attestations que si vous deviez les payer séparément.
(*) Les entreprises d’installation qui ont un numéro Cerga sont automatiquement enregistrées.
(**) Le prix de revient unique pour un enregistrement de l’entreprise est de 50 € (hors TVA).
Note : si un compte a déjà créé un profil de base pour votre entreprise et que vous décidez par la suite d’enregistrer l’entreprise, les attestations qui ont été signées et qui sont en préparation avec ce profil de base seront également automatiquement disponibles pour l’entreprise.